회사 파일을 개인 계정에 두면 생기는 일
작은 회사에서 흔한 풍경입니다. 급하니까 개인 구글 드라이브에 올려서 링크를 공유합니다. 처음 몇 번은 문제가 없습니다. 그러다 1년이 지나고, 그 사람이 퇴사합니다.
무슨 일이 생기나
- 접근권이 사라집니다. 계약서 원본이 퇴사자 계정에 있고, 그 계정은 이제 회사가 손댈 수 없습니다.
- 누가 봤는지 모릅니다. 링크를 받은 사람이 다시 누구에게 보냈는지 추적할 방법이 없습니다.
- 버전이 갈라집니다. 같은 견적서의 세 가지 판본이 세 사람의 드라이브에 각각 남습니다.
- 지워도 지워지지 않습니다. 이미 받아 간 복사본은 회수할 수 없습니다.
회사 드라이브가 다른 점
파일마다 소유자가 아니라 회사가 붙습니다. 사람이 나가도 파일은 회사에 남습니다.
OmniDesk는 회사를 만들면 그 회사만의 드라이브가 함께 생깁니다.
- 모든 파일·폴더·변환 작업에 회사 식별자가 붙습니다.
- 조회 질의는 항상 그 식별자로 걸립니다. 경로를 알아도 다른 회사 파일에는 닿지 않습니다.
- 공용 폴더와 개인 폴더가 나뉩니다. 개인 폴더도 회사 소유이므로, 사람이 나가면 관리자가 넘겨받습니다.
- 공유 링크에는 만료 시각과 최대 내려받기 횟수를 걸 수 있습니다.
- 누가 언제 무엇을 했는지 관리자 화면에 남습니다.
변환 결과도 같은 자리에
파일 변환 서비스를 따로 쓰면, 변환한 결과를 내려받아서 다시 드라이브에 올려야 합니다. 그 사이에 그 파일은 개인 PC의 다운로드 폴더에 남습니다.
OmniDesk에서는 변환 결과가 곧바로 회사 드라이브에 저장됩니다. 원본 옆에 결과가 놓이고, 누가 언제 무엇을 변환했는지도 함께 남습니다.